İşverenlerin bordro süreçlerinde dijital dönüşüm hızla yaygınlaşırken, 2025 yılı itibarıyla SGK ve KVKK denetimlerinde artık sadece bordronun hazırlanmış olması yeterli değil. Bordroların yasal usule uygun, güvenli ve ispatlanabilir şekilde çalışanlara iletilmesi büyük önem taşıyor. Bu noktada KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi, işverenler için hem yasal güvence hem de denetim kolaylığı sağlayan en güçlü araçlardan biri haline gelmiştir.
4857 sayılı İş Kanunu’nun 37. maddesine göre işveren, her ay çalışanına ücret hesap pusulası (bordro) vermekle yükümlüdür. Bu belgenin verilmemesi, hem idari para cezasına hem de uyuşmazlık halinde işverenin ispat yükümlülüğünü zorlaştırmasına neden olur.
2025 yılı itibarıyla SGK denetimlerinde tespit edilen eksiklikler ciddi yaptırımlara yol açabilmektedir:
-Sigortalı işe giriş bildirgesi süresinde verilmezse, her çalışan için 26.005,50 TL ceza uygulanır.
-Bildirgenin tekrar edilmesi veya eksik prim beyanı durumlarında cezalar asgari ücretin 5 katına kadar çıkabilir.
-Defter veya kayıtların ibraz edilmemesi halinde ise ceza tutarı asgari ücretin 12 katına kadar yükselebilir.
-Bildirgelerin süresinden sonra verilmesi durumunda %75 oranına kadar ceza indirimi uygulanabilir, ancak bu indirim yalnızca gönüllü bildirimlerde geçerlidir.
Bu kapsamda, SGK denetimlerinde işverenin bordroları dijital olarak ispatlayabilmesi, zamanında ve doğru şekilde teslim ettiğini belgeleyebilmesi büyük avantaj sağlar.
Bordro, çalışana ait T.C. kimlik numarası, maaş, prim, SGK bilgisi, banka hesap numarası gibi birçok özel nitelikli kişisel veri içerir. Bu nedenle bordroların gönderimi, KVKK’nın 12. maddesi kapsamında veri güvenliği yükümlülüğüne tabidir.
2025 yılı itibarıyla KVKK idari para cezaları şu şekildedir:
-Veri güvenliği yükümlülüklerini yerine getirmeyen işletmelere 204.285 TL’den başlayan idari para cezaları uygulanmaktadır.
-Kişisel verilerin izinsiz paylaşımı, yurt dışına aktarımı veya yanlış kişiye gönderilmesi gibi durumlarda ceza tutarları çok daha yüksek seviyelere çıkabilmektedir.
Bu nedenle bordroların kişisel e-posta veya şifrelenmemiş dijital kanallar üzerinden gönderilmesi, hem veri ihlali riski taşır hem de KVKK açısından cezai yaptırım doğurabilir.
KEP sistemi, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve 7201 sayılı Tebligat Kanunu uyarınca noter hükmünde delil niteliği taşır.
KEP ile gönderilen bir bordro, şu özelliklerle denetimlerde güvence sağlar:
-Gönderildi – Okundu – Kabul Edildi gibi teknik deliller otomatik olarak oluşur.
-KEP servis sağlayıcıları (örneğin TÜRKKEP, E-GÜVEN, TNB KEP vb.) bu kayıtları yasal saklama süresi boyunca arşivler.
-Bu deliller, SGK veya KVKK denetimlerinde mahkeme tarafından talep edilebilir ve resmi geçerliliğe sahiptir.
KEP sistemi aynı zamanda zaman damgası, e-imza ve doğrulama özellikleriyle birlikte çalıştığında, bordro tesliminin tartışmasız kanıtı haline gelir.
Bazı firmalar bordrolarını yalnızca zaman damgası ile göndermekte ve bunun yeterli olduğunu düşünmektedir.
Oysa zaman damgası sadece belgenin oluşturulduğu anı kanıtlar; ancak belgenin kime, ne zaman iletildiğini veya okunduğunu kanıtlamaz.
Bu nedenle SGK veya KVKK denetimlerinde zaman damgası tek başına yeterli bir delil değildir.
Denetim otoriteleri, bordronun gerçekten çalışana ulaştığını ve içeriğinin değişmediğini ispatlayan KEP kayıtlarını tercih eder.
-Hızlı ve güvenli teslimat: Bordrolar anında gönderilir ve sistem tarafından otomatik deliller oluşturulur.
-Arşivleme kolaylığı: KEP servis sağlayıcısı tüm kayıtları yasal sürede saklar.
-Delil geçerliliği: Mahkemelerde noter evrakı gibi kullanılabilir.
-KVKK uyumu: Şifreli, güvenli ve izlenebilir gönderim altyapısı sağlar.
-İdari kolaylık: SGK veya KVKK denetimlerinde belge ibrazı kolaylaşır.
KEP hesabınızı mutlaka “alıcı-gönderici” olarak açın; sadece alıcı hesap açılırsa yanıt gönderemezsiniz.
E-imza kullanımı zorunludur. KEP sisteminde belgeyi imzalayan kişi, yasal olarak gönderici sayılır.
KEP Rehberi üzerinden kamu kurumları ve özel şirketlerin KEP adreslerini sorgulayabilir, doğrudan iletim yapabilirsiniz.
Bordroları göndermeden önce hem şirketinizin e-imza yetkilisi hem de çalışan tarafında KEP hesabı olduğundan emin olun.
Gönderim sonrası oluşan delilleri (gönderildi, okundu, kabul edildi) yedekleyin; bunlar olası denetim veya dava süreçlerinde büyük önem taşır.
2025 yılı itibarıyla SGK ve KVKK denetimleri daha dijital, veriye dayalı ve belge odaklı hale gelmiştir.
Bu süreçte, yalnızca bordronun hazırlanmış olması yeterli değil; nasıl, kime, hangi yolla gönderildiği de artık denetim konusu.
Zaman damgası, e-posta ya da manuel gönderim yöntemleri artık denetimlerde yeterli görülmemekte;
KEP sistemi sayesinde işveren hem yasal ispat yükünü yerine getirir hem de KVKK uyum sürecini tamamlamış olur.
• SGK Denetimlerinde Bordro Düzeninin Önemi Nedir?
• KVKK Denetimlerinde Kişisel Veri Güvenliği Nedir?
• KEP Kullanımının Yasal Güvencesi Nedir?
• Zaman Damgası Tek Başına Yeterli mi?
• Denetimlerde KEP’in Sağladığı Avantajlar nelerdir?
