Millî Eğitim Bakanlığı Özel Öğretim Kurumları Genel Müdürlüğü, resmi yazı ile özel okulların Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) kullanımına geçişini duyurdu. Bakanlığın dijitalleşme politikaları doğrultusunda alınan bu karar ile özel okullarda tüm resmi yazışmaların elektronik ortamda, e-İmza ile yapılması zorunlu hale getirildi.
Yayınlanan genelgede, kamuda dijital dönüşümün hızlanması, vatandaş memnuniyetinin artırılması ve evrak süreçlerinde şeffaflık sağlanması amacıyla fiziksel belgelerin yerini elektronik sistemlere bıraktığı vurgulandı. Bu kapsamda özel okul yöneticilerinin EBYS üzerinde aktif kullanıcı olmaları ve tüm yazışmalarını bu sistem üzerinden gerçekleştirmeleri gerekiyor.
Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığının ilgili yazısında, e-İmza ile imzalanan belgelerin çıktı alınmasının yasak olduğu, tüm resmi belgelerin elektronik ortamda saklanması ve paylaşılması gerektiği ifade edildi.
Bu doğrultuda fiziksel arşiv oluşturulmayacak, tüm belgeler EBYS üzerinde güvenli şekilde depolanacak.
Genelgeye göre:
-Okul müdürü ve müdür yardımcılarının e-İmza edinmesi,
-Resmi yazışmaların yalnızca e-İmza ile imzalanması,
-EBYS’ye giriş ve onay işlemlerinin kişisel MEBBİS hesapları üzerinden yapılması
zorunlu hale getirildi.
Bakanlık tarafından paylaşılan e-İmza Başvuru Kılavuzu ile tüm özel okul yöneticilerinin e-İmza kurulumlarını tamamlaması bekleniyor.
-EBYS sistemi tüm özel okullar için aktif hale getirilmiştir.
-01.01.2026 tarihinden itibaren fiziksel yazışma yapılmayacak, tüm süreçler elektronik ortamda yürütülecektir.
-Belgelerde gizlilik derecesi bulunan evraklar hariç tüm yazışmalar EBYS üzerinden yapılacaktır.
Yeni uygulama ile;
-Yazışma süreçlerinde hız ve verimlilik artacak,
-Evrak kaybı ve gecikmelerin önüne geçilecek,
-İş yükü azalacak,
-Kağıt kullanımının minimize edilmesi sayesinde maliyet ve zaman tasarrufu sağlanacak.
Bakanlık, sürecin sağlıklı yürütülmesi için gerekli teknik desteğin il müdürlükleri ve ilgili birimler tarafından sağlanacağını duyurdu.
Bu yeni düzenleme ile özel okullar, kamu kurumları ile aynı dijital altyapıya geçerek tüm resmi yazışmalarını güvenli, hızlı ve standartlara uygun şekilde elektronik ortamda gerçekleştirecek.
E-İmza ve EBYS entegrasyonu sayesinde daha şeffaf, düzenli ve sürdürülebilir bir yazışma sistemi hayata geçmiş olacak.
-EBYS’ye geçiş özel okullar için zorunlu mu?
-Fiziki (kağıt) evrak tamamen kaldırılıyor mu?
-E-İmza almak zorunda mıyız?
-EBYS’de oluşturulan belgelerin çıktısı alınabilir mi?
-Sisteme taranmış belge yüklemek mümkün mü?
-KEP adresi almamız gerekiyor mu?
-Gizli veya çok gizli evraklar EBYS’de oluşturulacak mı?
-EBYS’ye kimler giriş yapabilir?
-Onay süreçleri nasıl işleyecek?
-EBYS’ye geçişte teknik destek sağlanacak mı?
