Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), şirketlerin resmi yazışmalarını güvenli, hızlı ve yasal geçerlilikle yapabilmesini sağlayan bir sistemdir. Ancak, kullanım sırasında yapılan hatalar hem hukuki süreçlerde hak kaybına hem de şirket imajında olumsuz etkilere yol açabilmektedir. Bu yazımızda, KEP kullanımında en sık yapılan hataları, itiraz süreleri, delil mekanizmaları ve hesap türleri gibi kritik noktalarla birlikte ele alıyoruz.
Şirketler KEP kutularını düzenli kontrol etmediklerinde, yasal itiraz sürelerini kaçırma riskiyle karşılaşır. Şahıs firmalarında 7 gün, Limited ve Anonim Şirketlerde 5 gün içinde itiraz yapılmazsa, gönderilen bildirim yasal olarak kabul edilmiş sayılır. Bu nedenle KEP kutusunun günlük takip edilmesi kritik öneme sahiptir.
Hesaba yanlış kişilerin erişim sağlaması, yetkisiz gönderim ve bilgi güvenliği ihlallerine neden olabilir.
Yanlış KEP adresine gönderilen bildirimler hem bilgi güvenliğini riske atar hem de hukuki hak kaybına neden olabilir.
KEP gönderilerinde, sistem tarafından “gönderildi”, “teslim edildi”, “okundu” gibi delil kayıtları üretilir. Bu deliller noter hükmünde olup mahkemelerde resmi delil olarak kabul edilir. Delillerin şirket içinde düzenli arşivlenmesi gerekir.
KEP hesabı yalnızca alıcı olarak açıldığında, gelen iletilere cevap verilemez. Hem alıcı hem gönderici özellikli hesaplarda ise mutlaka e-imza sahibi olunması zorunludur. Bu yanlış seçim, şirketin resmi yazışmalarda tek taraflı kalmasına neden olabilir.
KEP adresi alındığında, bilgiler Merkezi KEP Rehberi’ne işlenir. Bu sayede kamu kurumları ve özel sektör şirketleri, ilgili adrese doğrudan resmi tebligat göndermeye başlar. Gelen tebligatlara süresi içinde yanıt verilmezse, yasal yaptırımlar doğar.
Bursa’daki bir anonim şirket, 5 günlük itiraz süresini kaçırdığı için gelen ceza tebligatı yasal olarak kesinleşti ve itiraz hakkını kaybetti.
Bir tekstil firması yalnızca alıcı KEP hesabı açtı. Çalışan fesih bildirimi geldiğinde cevap veremediği için, hukuki süreçte zayıf duruma düştü.
- KEP kutuları günlük olarak kontrol edilmeli.
- 5–7 günlük itiraz süreleri asla gözden kaçırılmamalı.
- Gönderim sonrası deliller düzenli arşivlenmeli.
- Hesap açarken mutlaka alıcı + gönderici özellik tercih edilmeli, e-imza entegrasyonu sağlanmalı.
- KEP Rehberi üzerinden gelecek tebligatlar için şirket içinde takip sorumluları atanmalı.
- KEP mesajına itiraz süresi kaç gündür?
- KEP delilleri mahkemede geçerli midir?
- Alıcı hesabı ile KEP’te cevap verilebilir mi?
- KEP rehberi nedir ve neden önemlidir?
- KEP ile yapılan bildirimler noter yerine geçer mi?
