Günümüzde kurumlar arası sözleşme, teklif onayı, taahhütname veya bordro gibi birçok evrak artık dijital ortamda hazırlanıyor. Bu süreçte Elektronik İmza (e-İmza) teknolojisi, hem yasal geçerlilik hem de operasyonel hız açısından geleneksel ıslak imzanın yerini aldı.
E-İmza sayesinde firmalar, aynı şehirde ya da farklı ülkelerdeki iş ortaklarıyla sözleşme süreçlerini saniyeler içinde tamamlayabiliyor.
Dış imzacı, kurum dışındaki bir kişinin ya da firmanın, elektronik imza sürecine davet edilmesidir.
Yani firma A bir sözleşme hazırlar ve imza sürecine firma B’nin yetkilisini “dış imzacı” olarak ekler.
Davet, e-posta ya da KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) üzerinden iletilir. Dış imzacı, e-imzasını kullanarak belgeyi aynı platformda imzalar.
Bu sayede:
-Taraflar aynı belge üzerinde imza atar,
-Belge değiştirilemez hale gelir,
-Tüm imza kayıtları zaman damgasıyla saklanır,
-Süreç tek bir dosyada güvenli biçimde tamamlanır.
E-İmza, 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında ıslak imza ile aynı yasal geçerliliğe sahiptir.
Bir belge, nitelikli elektronik imza (NES) ile imzalandığında:
-Belgenin içeriği değiştirilemez,
-İmzalayan kişi kimlik doğrulamasıyla tespit edilebilir,
-Zaman damgası ile imzalama tarihi ispatlanabilir,
-Mahkemelerde delil niteliği taşır.
Ayrıca KEP sistemi ile entegre çalıştığında, imzalı belgenin gönderim ve teslim süreçleri de kayıt altına alınır. Bu, iş süreçlerinde hem hukuki güvence hem de resmî geçerlilik sağlar.
E-İmza ile dış imzacı atanarak yürütülen süreçlerin kurumlara sağladığı başlıca avantajlar:
-📉 Zaman tasarrufu: Belgeler anında imzalanır, kargo veya posta süreci ortadan kalkar.
-💸 Maliyet azaltımı: Kağıt, baskı ve arşiv maliyetleri ortadan kalkar.
-🔒 Veri güvenliği: Belgeler dijital olarak saklanır, üçüncü kişilerce değiştirilemez.
-📑 Kayıtlı süreç yönetimi: Hangi belge, kim tarafından, ne zaman imzalandı; sistemde raporlanabilir.
-🌐 Uzaktan işlem kolaylığı: Taraflar fiziksel olarak bir araya gelmeden, farklı şehirlerden veya ülkelerden sözleşme imzalayabilir.
E-İmza ile imzalanan belgelerin KEP sistemi üzerinden gönderilmesi, belgeye noter eşdeğer delil niteliği kazandırır.
Bu entegrasyon sayesinde:
-Belge gönderimi, alımı, okunma ve kabul bilgileri kayıt altına alınır,
-Taraflar arasında yaşanabilecek uyuşmazlıklarda yasal delil oluşturulur,
-İş süreçleri, denetimlerde kolayca raporlanabilir hale gelir.
Özellikle İK, satın alma, tedarik, insan kaynakları, hukuk ve mali işler birimleri için bu sistem:
-Süreç hızını artırır,
-Kurumsal arşivleri dijital hale getirir,
-Mevzuata tam uyum sağlar,
-KVKK kapsamında veri gizliliğini korur.
E-İmza ve KEP entegrasyonu sayesinde sözleşme ve evrak imzalama süreçleri artık çok daha güvenli, hızlı ve şeffaf bir hale geldi.
Dış imzacı atama özelliğiyle, kurumlar farklı paydaşlarla tek platform üzerinden işlem yapabiliyor.
Bu da dijital dönüşüm yolculuğunda önemli bir adım olarak öne çıkıyor.
1️⃣ E-İmza ile imzalanan sözleşmeler yasal olarak geçerli mi?
Evet. 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu’na göre güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.
2️⃣ Dış imzacı nedir ve ne işe yarar?
Dış imzacı, firmanız dışındaki kişilerin veya kurumların dijital ortamda evraklara imza atabilmesini sağlar. Böylece sözleşmeler karşılıklı olarak elektronik ortamda tamamlanır.
3️⃣ E-İmza kullanmak için KEP adresine sahip olmak gerekir mi?
Zorunlu değildir; ancak KEP adresi, imzalanan evrakların yasal geçerliliğini güçlendirir ve gönderim-delil süreçlerinde noter eşdeğerinde kanıt sağlar.
4️⃣ E-İmza ile imzalanan belgelerde zaman damgası neden önemlidir?
Zaman damgası, imzalama işleminin yapıldığı tarihi ve saati güvenli biçimde kanıtlar. Bu da olası uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılır.
5️⃣ KEP üzerinden gönderilen imzalı belgeler nasıl saklanmalıdır?
KEP sistemi, gönderilen ve alınan tüm belgelerin delillerini 20 yıl süreyle güvenli biçimde saklar. Bu nedenle ayrıca arşivleme gerektirmez.
6️⃣ E-İmza çözümlerini KEPSİS’ten almamın avantajı nedir?
KEPSİS, Bursa ve Marmara Bölgesi’nde aynı gün hizmet, 7/24 teknik destek ve kurumsal entegrasyon çözümleriyle fark yaratır.
