Son yıllarda birçok firma, çalışanlara e-bordro gönderimini dijital ortama taşıdı. Bursa merkezli bazı şirketler, e-bordroları zaman damgalı olarak ve kendi İK yazılımları üzerinden ilettiklerini, bunun da yasal geçerlilik sağladığını ifade ediyor. Peki bu yöntem gerçekten tüm riskleri ortadan kaldırıyor mu?
-Zaman damgası, belgenin belirli bir tarihte oluşturulduğunu kanıtlar.
-Ancak kime, nasıl, hangi kanalla iletildiğini garanti etmez.
-İşçi, “bordro bana ulaşmadı” dediğinde işverenin bunu kesin delille ispat etmesi gerekir. Bu noktada zaman damgası tek başına yetersiz kalabilir.
-Gmail, Hotmail gibi kişisel e-postalarla ya da basit SMTP sistemleriyle yapılan gönderimler hukuken geçerli sayılmaz.
-İK yazılımları üzerinden gönderilen bordrolar, işverene delil niteliği kazandırmaz.
-İşçi, “bordroyu görmedim / kabul etmedim” diyebilir.
-E-bordrolarda kişisel ve hassas veriler yer alır (maaş, kesinti, mesai bilgileri vb.).
-İK yazılımları verileri çoğu zaman 3. taraf sunucularda saklar. Bu da KVKK kapsamında ciddi bir risk oluşturur.
-Veri ihlali halinde işveren, idari para cezaları ile karşı karşıya kalabilir.
-Bu tür yazılımların kullandığı sunucular BTK veya resmi kurumlar tarafından denetlenmez.
-Bordronun gerçekten değişmeden çalışana ulaştığı bağımsız şekilde garanti edilmez.
-Veri manipülasyonu riski vardır. Sunucu yöneticileri veya dış saldırılarla veriler üzerinde oynama yapılabilir.
-Böyle bir durumda işveren, mahkemede bordronun aslını kanıtlamakta zorlanır.
Bordro tesliminde en güvenli ve yasal olarak tek kesin delil sağlayan yöntem, KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) kullanımıdır.
-Hukuki geçerlilik: Mahkemelerde kesin delil kabul edilir.
-Teslim garantisi: Bordronun kime, ne zaman ulaştığı kesindir.
-Veri bütünlüğü: Gönderilen bordro üzerinde sonradan değişiklik yapılamaz.
-KVKK uyumu: Veriler güvenli, denetlenen kanallar üzerinden iletilir.
-İtiraz riskini azaltır: Çalışan, “bana ulaşmadı” diyemez.
Bursa’da faaliyet gösteren firmaların, bordro gönderiminde yalnızca zaman damgası ve yazılım tabanlı çözümlere güvenmesi risklidir.
-Daha kurumsal, yasal ve güvenli bir yöntem için KEP üzerinden bordro gönderimi tercih edilmelidir.
-Bu sayede hem işveren hukuki olarak korunur, hem de çalışanların hakları şeffaf ve güvenli bir şekilde teslim edilmiş olur.
E-bordro gönderimi dijitalleşmenin önemli bir adımıdır. Ancak yanlış kanalların kullanılması işvereni cezai yaptırımlarla karşı karşıya bırakabilir. Zaman damgası ve yazılım tabanlı çözümler, tek başına yeterli değildir.
👉 Bordroların çalışanlara ulaştığını kesin olarak ispat etmenin tek yolu KEP kullanımıdır.
