KEP nedir sorusuna kısaca yanıt vermek gerekirse; Kayıtlı Elektronik Posta sistemi, posta göndericisi ve alıcısının kimliklerinin net bir şekilde belli olduğu, iletinin içeriği ve zamanında herhangi bir değişikliğin yapılamadığı, taraflar arasındaki uyuşmazlık durumunda hukuki geçerliliğe sahip olan elektronik posta hizmetidir.
Kayıtlı Elektronik Posta sistemi ile iletinin gönderici ve alıcı kimlikleri, ileti zamanı, teslim ediliş zaman bilgisi, okunma zamanı ve içeriğin bütünlüğü gibi bilgiler delil niteliği taşıyarak 20 yıl süreyle saklanır. Elektronik postanın iletilmesi esnasında yapılan tüm işlemlere ilişkin hukuki geçerliliğe sahip delil mahiyetinde kayıt tutar. Bu bilgiler ışığında Kayıtlı Elektronik Posta sisteminde ileti oluşturan gönderici elektronik postayı kendisinin göndermediğini iddia edemeyeceği gibi, alıcı da elektronik postanın kendisine teslim edilmediğini söyleyemez. Böylece hem uyuşmazlıkların hem de evrakta sahtecilik gibi suçların önüne geçilmiş olur.
Kayıtlı Elektronik Posta sistemi; posta, arşiv, baskı, toner ve kargo gibi masrafları ortadan kaldırarak gönderi, depolama ve lojistik maliyetlerinde ciddi tasarruf sağlar. Maliyet tasarrufunun yanı sıra kâğıt kullanımını sıfıra indirerek ağaçları korur. Kargoya ihtiyaç duyulmaması nedeniyle de karbon ayak izinin azaltılmasına yardımcı olur.