PEKİ KEP NEDİR?
KEP nedir sorusuna kısaca yanıt vermek gerekirse; Kayıtlı Elektronik Posta sistemi, posta göndericisi ve alıcısının kimliklerinin net bir şekilde belli olduğu, iletinin içeriği ve zamanında herhangi bir değişikliğin yapılamadığı, taraflar arasındaki uyuşmazlık durumunda hukuki geçerliliğe sahip olan elektronik posta hizmetidir.
Kayıtlı Elektronik Posta sistemi ile iletinin gönderici ve alıcı kimlikleri, ileti zamanı, teslim ediliş zaman bilgisi, okunma zamanı ve içeriğin bütünlüğü gibi bilgiler delil niteliği taşıyarak 20 yıl süreyle saklanır. Elektronik postanın iletilmesi esnasında yapılan tüm işlemlere ilişkin hukuki geçerliliğe sahip delil mahiyetinde kayıt tutar. Bu bilgiler ışığında Kayıtlı Elektronik Posta sisteminde ileti oluşturan gönderici elektronik postayı kendisinin göndermediğini iddia edemeyeceği gibi, alıcı da elektronik postanın kendisine teslim edilmediğini söyleyemez. Böylece hem uyuşmazlıkların hem de evrakta sahtecilik gibi suçların önüne geçilmiş olur.
Kayıtlı Elektronik Posta sistemi; posta, arşiv, baskı, toner ve kargo gibi masrafları ortadan kaldırarak gönderi, depolama ve lojistik maliyetlerinde ciddi tasarruf sağlar. Maliyet tasarrufunun yanı sıra kâğıt kullanımını sıfıra indirerek ağaçları korur. Kargoya ihtiyaç duyulmaması nedeniyle de karbon ayak izinin azaltılmasına yardımcı olur.
TÜRKKEP’İN AVANTAJLI KEP DÜNYASINA ADIM ATIN
TÜRKKEP, KEP sistemi ile kullanıcılarına hızlı, güvenilir ve resmi bir iletişim imkânı sağlar. TÜRKKEP’in Kayıtlı Elektronik Posta hizmeti ile müşterilerine sunduğu avantajlar kısaca şöyle;
- Kayıtlı Elektronik Posta iletisi hukuki geçerliliğe sahip bir belgedir. KEP sistemi ile Elektronik ortamda gönderilen ve alınan her ileti, mahkemede bir delil niteliği taşır. Bununla birlikte teslim edilmeme, okunmama ya da spam’a düşme gibi tüm sorunları ortadan kaldırır.
- Kayıtlı Elektronik Posta, gönderi ve depolama gibi maliyetlerde ciddi ölçüde avantaj sağlar. Posta, arşiv, baskı, toner ve kargo gibi tüm masrafları ortadan kaldırır.
- Kayıtlı Elektronik Posta, hızlı işlem kabiliyeti sağlarken kullanıcılarına zaman ve mekân bağımsızlığı da sunar.
- TÜRKKEP sistem içerisinde her bir KEP iletisiyle üretilen delilleri delil kutusunda kullanıcının görebileceği şekilde bulundurur. Elektronik iletinin gönderim zamanı ve alıcı tarafından ne zaman okunduğu bellidir. Bu bilgiler değiştirilemediği için iletişim süreçleri üst düzey güvenlik ve geçerlilik kazanır. TÜRKKEP’in KEP sisteminde iletiler 20 yıl boyunca güvenle saklanırken gerektiğinde delil olarak kullanılabilmektedir.
- Fiziksel olarak yürütülen iş süreçleri KEP sayesinde elektronik ortama taşınır. KEP sistemi; arşiv, posta, kargo, baskı, toner, lojistik ve depolama maliyetlerinde ciddi oranda tasarruf sağlar.
- Kâğıt kullanımına ihtiyaç duymayan KEP sistemi, bu sayede ağaçların korunmasına yardımcı olur. Kargo ve lojistik gibi operasyonel süreçlerin ortadan kalkıyor olması ise karbon ayak izinin azaltılmasını sağlar. Kayıtlı Elektronik Posta; şirketlerin, kurumların veya şahısların daha çevreci bir kimliğe bürünmesinde önemli rol oynar.
- Noter aracılığıyla iadeli taahhütlü posta ile giden herhangi bir evrakın kişiye ulaşma süresi en az 2 gün sürer. Kayıtlı Elektronik Posta ile bu süre sadece birkaç dakikaya iner.
- Noter üzerinden yapılan benzer işlemlere göre KEP, yüzde 99 oranında maliyet tasarrufu da sağlar.
KEP HANGİ ALANLARDA KULLANILIR?
Her türlü bildirim, dilekçe, başvuru, ihale, sözleşme, fatura, hesap özeti, ücret pusulası (bodro), ihtar, ihbar, teklif, ödeme talimatı, ticari taraflar arasındaki yazışmalar, şirket beyannameleri, sözleşme evraklarının paylaşımı gibi tüm gönderiler, KEP sayesinde online ortamda gerçekleştiriliyor. İş akışının olmazsa olmazı olan tüm bu değerli evraklar; notere, adliyeye ya da herhangi bir banka şubesine gitmeye gerek kalmadan elektronik ortamda temin edilerek işlem yapılabiliyor.
KEP İ KİMLER KULLANILIR?
Türkiye’de kamu kurumlarından şirketlere, ticari işletmelerden bireylere kadar pek çok alanda KEP kullanımı, her geçen gün artıyor. KEP’i kimlerin kullanabileceği kısaca şöyle özetlenebilir:
- Kamu kurumlarının kendi arasında, kamu kurumları ile şirketler arasında, şirketlerin kendi aralarında ve şirketler ile kişiler arasındaki resmi yazışma süreçleri KEP ile rahatlıkla yapılabiliyor.
- Şirketler tüm finansal süreçlerini, resmi sözleşmelerini ve İK yönetimlerini KEP sayesinde online ortamda yönetebiliyor. Bireyler ise birçok ihtiyacını bulunduğu ortamdan uzaklaşmadan KEP ile çözebiliyor.
- KEP kullanıcıları, bilgisayarları ya da cep telefonları üzerinden banka ödeme talimatından fatura itirazına kadar birçok ihtiyacını dakikalar içerisinde halledebiliyor.
- Bireysel vatandaşlar da KEP adresi edinebilir. Bireysel kullanıcılar tüm kurum ve kuruluşlar gibi resmi yazışma süreçlerini KEP sistemi ile yürütebilir.
- KEP sistemi bu özelliğiyle özellikle engelsiz vatandaşlar için çok zahmetli olan iş ve işlemleri oldukça kolay bir hale getiriyor.
- Uzaktan ticaret işlemlerinde satıcı ve alıcılar, sözleşme ve siparişlerini KEP ile göndererek kendilerini güven altına alabiliyor. KEP sistemi böylece yüz yüze etkileşimin oldukça azaldığı, hizmet ve iş akışlarının mümkün olduğunca online ortama taşındığı bugünlerde satıcı ve alıcıların korunmasına katkı sağlıyor
KEP İN EKONOMİYE VE ÇEVREYE KATKISI NEDİR?
Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığının açıkladığı rakamlar, KEP’leşmenin ekonomiye ve çevreye sağladığı katkıyı göstermiş oldu. Buna göre; Türkiye’de kamu kurumlarının Kayıtlı Elektronik Posta sistemine geçme oranları yüzde 82’ye ulaştı. Son 2 yılda elektronik belge kullanımıyla birlikte posta giderlerinde 229 milyon TL tasarruf sağlanırken, kırtasiye giderlerinde ise 702 milyon TL tasarruf edildi. Veri depolama maliyetinden sağlanan tasarruf ise 92 milyon TL oldu. Kâğıt kullanımının azalması nedeniyle de 248 bin ağaç kurtarıldı.